Dienstverlening
Onze diensten zijn te verdelen in softwarediensten en uitvoerende backoffice diensten. Softwarediensten maken het mogelijk om customercare, klantadministratie, facturatie en rapportage uit te voeren. De uitvoerende backoffice diensten omvatten het voeren van uw klantadministratie, de facturatie, het data- en debiteurenbeheer. Wij bedienen graag uw klanten voor en namens u, zonder dat we direct met hen in contact staan. We laten de customer care graag aan u over. Wij geloven er namelijk in dat het contact met de klant het best kan worden onderhouden door de eigenaar van de klant. U dus.
Kiest u voor onze diensten, dan kiest u tenminste voor onze software diensten. Dit in de vorm van een SaaS-oplossing (Software as a Service). De backoffice diensten voeren we graag voor u uit, maar uiteraard kunt u ervoor kiezen om (een deel van) deze diensten zelf uit te voeren. Kijk onder aan deze pagina waarbij wij u kunnen helpen.
Backoffice diensten
Wij geloven dat het optimaal voeren van backoffice diensten een vak apart is, en geregeld onderbelicht bij energiecoöperaties en bedrijven an sich. Dat is ook logisch, gezien de hoeveelheid aan andere belangrijke(re) aspecten. Die andere diensten, die zitten in ons DNA. We leveren hoogwaardige kwaliteit en uitstekende cost-to-serve. We hebben ons hier door de jaren heen in gespecialiseerd. We hebben gezamenlijk tientallen jaren ervaring en geloven daarnaast dat ons vak alleen goed uitgevoerd kan worden wanneer je beschikt over een superieure marktkennis. We kennen het volledige marktmodel van binnen naar buiten, maar kunnen u ook de meest complexe energienota voorrekenen én uitleggen.
Door de backoffice diensten (gedeeltelijk) van u over te nemen, of samen met u te optimaliseren, kunt u zich focussen op de belangrijke aspecten die uw energiebedrijf onderscheiden van anderen.
- Software diensten
- Contractbeheer
- Berichtenverkeer
- Datamanagement
- Facturatie
- Debiteurenbeheer
- Rapportage
- Afdrachtmanagement
- Functioneel beheer
- Marktwijzigingen
Alhoewel wij geloven dat hoogwaardige kwaliteit van diensten het gevolg is van gekwalificeerde personen, valt de rol van goede systemen niet te onderschatten. Goede mensen kunnen matige systemen zo bedienen dat de diensten van hoog niveau zijn, maar uw cost-to-serve zal onnodig hoog zijn. Stelt u zich nu eens voor wat er gebeurt als deze goede mensen beschikken over goede systemen!
EnergieKeuken beschikt over de juiste platformen om alle klantcontact- en backofficediensten uit te voeren die horen bij de energiemarkt. Deze platformen connecteren met EDSN (Centraal Aansluitingen Register, Contract Einde Register, Toegankelijk Meetregister), uw bank, regionale netbeheerder, incassobureau en deurwaarder, of klantenportaal. Tevens kunnen uw systemen verbinden met onze gegevens door middel van flexibele interfaces.
Indien u ervoor kiest een deel van de backoffice diensten zelf uit te voeren, kunt u gebruik maken van ons platform met de juiste functies. Wanneer u dus zelf de klanten wilt facturen, dan leiden wij u op dit zelf te doen in de voor u ingerichte systeem. Een mooi voorbeeld van partnerschap!
Contractregistratie en contractonderhoud
Dit aspect van onze diensten omvat het registeren van uw nieuwe klanten, maar ook het onderhouden van de contracten van bestaande klanten. Alle data worden opgeslagen en op verzoek gewijzigd.
Connectie met EDSN (Energie Data Services Nederland)
Via uw leverancierscode staan wij in contact met EDSN, de centrale datapartij in de energiebranche. Via EDSN kunnen we uw nieuwe klanten switchen, maar ook meterstanden uitwisselen, en verbruiken en stamgegevens ontvangen. Uiteraard brengen we de ontvangen verbruiken in rekening bij uw klanten, maar daarnaast onderhouden we, bijvoorbeeld, ook de metergegevens van uw klanten zodat we de juiste meterstanden kunnen opvragen.
Andere voorbeelden: Er vindt een profielwissel plaats van E1A naar E1B. Dit zal leiden tot het toepassen van een dubbeltarief. Of een verandering in capaciteit van de aansluiting; dit leidt tot het toepassen van andere netbeheerkosten.
Meterstandencollectie en -validatie, P4-connectie, onderhoud fracties, graaddagen, calorische waarden en wettelijke tarieven
Sinds de invoering van het Nieuwe Marktmodel per augustus 2013, bent u als leverancier verantwoordelijk voor het collecteren, valideren en vaststellen van de meterstanden van uw klanten. Wij kunnen dit voor u doen door slimme meters uit t lezen, of klanten te verzoeken de standen (online) door te geven. Om correct te kunnen factureren is het belangrijk dat profielfracties, graaddagen, calorische waarden en wettelijke tarieven (o.a. belastingen en capaciteitstarieven) onderhouden worden.
Termijnbedrag/Voorschot, periodieke afrekening, eindafrekening, incasso- en excassobestanden
Voor uw klanten met een kleinverbruikaansluiting brengen we maandelijks een voorschot (termijnbedrag) in rekening, en stellen we minimaal jaarlijks een periodieke afrekening op. Uw klanten met een grootverbruikaansluiting rekenen we per maand af op basis van het werkelijke verbruik.
Stapt uw klant over naar een andere leverancier, dan is een eindafrekening op basis van correcte meterstanden noodzakelijk. Ook deze kunnen we genereren.
Als alle facturen zijn opgemaakt worden er incasso- en excassobestanden aangemaakt die u kunt aanbieden bij de bank. Zo weet u precies wat er in- en uit gaat!
Verzenden facturen, incasso- en excassobestanden, betalingsverwerkingen doorvoeren, versturen van herinnering, aanmaning en ingebrekestelling, overdracht naar incassobureau en/of deurwaarder
Bij klanten die een SEPA-machtiging hebben afgegeven verzorgen wij de incasso. U opent bijvoorbeeld een aparte bankrekening waarop u ons machtigt om incasso’s uit te voeren, maar geen betalingen kunnen doen. Dagelijks worden de bankafschriften verwerkt in de verschillende systemen, zodat altijd het actuele debiteurensaldo weet bekend is.
Debiteuren worden aangezet tot betaling op een volgens de wet correcte wijze. Deze berichten formuleren we naar wat u passend vindt. Mochten herinneringen, aanmaningen en ingebrekestellingen geen effect hebben, dan kan de vordering worden overgedragen naar een door u te selecteren incassobureau, of uiteindelijk een deurwaarder.
Interfacing van de boekhouding, KPI’s, rapportage, energiebalans
Alle financiële transacties behorende bij de facturatie, verwerkte bankafschriften en incassopogingen, worden geboekt volgens het rekenschema van uw boekhouding. Deze boekingen kunt u zowel geaggregeerd of individueel ontvangen ten behoeve van uw bedrijfsboekhouding. Wij staan in verbinding met gangbare boekhoudpakketten, zoals Exact, Twinfield, MS Dynamics en AFAS.
Periodiek geven wij u inzicht in de kwaliteit en kwantiteit van de uw dienstverlening. Ook kunnen wij u voorzien van diverse rapportages die u nodig heeft voor andere bedrijfsprocessen. Denk hierbij aan een overzicht van klanten met aflopende contracten, of verbruiksdata ten behoeve van de inkoop. Tevens monitoren we de energiebalans; de verhouding tussen allocatie/reconciliatie en dat wat gefactureerd is.
Afdracht van net- en transportkosten, energiebelasting inclusief ODE, btw
Als energieleverancier krijgt u te maken met de fiscale afdrachten van energiebelasting, energieheffingskorting, opslag duurzame energie en btw. De bijbehorende afdrachtsstaten richting de Belastingdienst kunnen wij voor u opstellen. Dit geldt eveneens voor het afdrachtsproces van de capaciteitskosten, welke het gevolg zijn van het verplichte leveranciersmodel.
Commercieel tarievenbeheer, producten, gebruikersbeheer
Onder functioneel beheer verstaan wij onder andere het onderhouden van functionele gegevens in de systemen, of het aanmaken van nieuwe proposities die u wilt aanbieden. We voegen nieuwe gebruikers van uw systemen toe, en voeren de correcte tarieven op die u met uw klanten heeft afgesproken.
Nieuwe tarieven worden uiteraard alleen pas gebruikt wanneer deze door u zijn goedgekeurd.
Monitoren en implementeren
In een dynamische markt vinden (jaarlijks) veel veranderingen in wet- en regelgeving plaats. Wetten en regels waaraan u zonder meer dient te voldoen.
Wij monitoren niet alleen deze veranderingen, maar zorgen ook voor aanpassingen in de systemen, processen, en rapportages naar aanleiding van deze veranderingen.